Klasifikasi Informasi dalam Organisasi
PENGERTIAN KOMUNIKASI
Istilah komunikasi berasal dari kata Latin Communicare atau Communis yang
berarti sama atau menjadikan milik bersama. Kalau kita berkomunikasi dengan
orang lain, berarti kita berusaha agar apa yang disampaikan kepada orang lain
tersebut menjadi miliknya.
Beberapa definisi komunikasi :
1. Komunikasi adalah kegiatan perilaku
atau kegiatan penyampaian pesan atau informasi tentang pikiran atau perasaan
(Roben.J.G).
2. Komunikasi adalah sebagai pemindahan
informasi dan pengertian dari satu orang ke orang lain (Davis, 1981).
3. Komunikasi adalah berusaha untuk
mengadakan persamaan dengan orang lain (Schram,W)
Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan
penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu
organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi
dalam hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam
suatu lingkungan.
Tujuan komunikasi dalam proses organisasi tidak lain dalam rangka membentuk
saling pengertian (mutual undestanding) . Pendek kata agar terjadi penyetaraan
dalam kerangka referensi, maupun dalam pengalaman.
Mengapa informasi perlu diklasifikasikan
Seringkali organisasi melakukan usaha pengklasifikasian dan pengamanan
informasi adalah karena mandat regulasi organisasi dan pelaksanaan kebijakan
organisasi. Sebagai contoh adalah informasi finansial dalam organisasi
perbankan yang mau tidak mau harus diberikan proteksi dengan level tertentu,
agar bank-nya tetap dipercaya nasabah. Organisasi lainnya melakukan usaha
pengklasifikasian dan pengamanan informasi adalah karena adanya perjanjian
kontrak untuk melindungi informasi dengan konsumennya atau mitra bisnisnya.
Padahal banyak sekali keuntungan yang akan diperoleh bila organisasi dengan
kesadaran sendiri melakukan pengklasifikasian dan pengamanan aset informasinya.
Sebab, dalam pengamanan informasi, melakukan pengklasifikasian informasi
sangatlah penting.
Memberikan pengamanan yang sesuai akan menghemat sumberdaya organisasi dan
membuat pengelolaan informasi menjadi efisien dan efektif. Akhirnya akan
membantu meningkatkan kualitas data/informasi yang digunakan sebagai bahan
untuk mengambil keputusan. Keuntungan melakukan klasifikasi
data/informasi bagi organisasi adalah :
1. Meningkatkan kerahasiaan, keutuhan
dan ketersediaan data dikarenakan pengendalian yang tepat terhadap semua data
dalam organisasi.
2. Menghemat biaya operasional
pemeliharaan dikarenakan mekanisme perlindungan data dirancang dan dilaksanakan
hanya terhadap data yang memang memerlukannya.
3. Meningkatkan kualitas pengambilan
keputusan dikarenakan data sumbernya sudah tertata kualitasnya.
4. Mendukung pelaksanaan arsitektur
keamanan informasi agar organisasi memperoleh posisi yang lebih baik dimasa
yang akan datang.
5. Menyediakan
proses untuk melakukan review semua fungsi organisasi dan
menentukan prioritas serta nilai data.
Sistem
pengklasifikasian informasi yang efektif akan membuat informasi mudah
dimengerti serta mudah digunakan dan dipelihara. Selain itu manajemen akan
dengan cepat dapat mengetahui dan menentukan tingkat pengamanan suatu
informasi, yang tentunya akan membuat efisien sumber daya yang diperlukan.
Bagaimana informasi diklasifikasikan
Pendekatan yang
dipakai untuk melakukan klasifikasi informasi yang efektif dan efisien
berbeda-beda dari setiap organisasi. Hal ini sangat bergantung dari jenis
organisasi serta kepentingannya. Namun tahapan secara umum yang dapat dipakai
seperti berikut :
1. Mengidentifikasi
semua sumber daya informasi yang perlu dilindungi.
2. Mengidentifikasi
ukuran pengamanan informasi yang akan diterapkan pada masing-masing kelas
informasi. Secara garis besar pengamanan yang diterapkan pada informasi adalah
otentikasi, pengendalian akses, penyandian, pengawasan secara administratif,
pengawasan secara teknologi dan/atau asuransi.
3. Mengidentifikasi
tingkat guna dan nilai informasi.
4. Memetakan
ukuran perlindungan informasi untuk masing-masing tingkat informasi.
5. Mengklasifikasi informasi : kebanyakan pengklasifikasian data/informasi terfokus hanya pada kerahasiaan
data saja. Namun sesungguhnya pengklasifikasian informasi lebih dari itu,
misalnya :
Klasifikasi berdasarkan derajat kecepatan, misalnya : prioritas, urgent,
segera;
Klasifikasi berdasarkan tingkat kerahasiaan, misalnya : top secret, secret,confidential;
Klasifikasi berdasarkan frekuensi penggunaan, misalnya : sering, kadang,
sekali pakai;
Klasifikasi berdasarkan waktu pemakaian, misalnya : tahun, bulan, minggu,
jam;
Klasifikasi berdasarkan kewenangan, misalnya : edit, read
only;
Klasifikasi berdasarkan isi, misalnya : keuangan, politik, ekonomi;
Klasifikasi lain yang didefinisikan organisasi, misalnya : umum, pivate, client,staff
only.
6. Evaluasi secara berkala : nilai guna dan kepentingan sebuah informasi memiliki tenggang waktu
tertentu, sehingga proses evaluasi secara berkala sangat diperlukan untuk
menentu kembali klasifikasi informasi tersebut. Evaluasi ini pada dasarnya
adalah perulangan proses 1 sampai 5 di atas terhadap setiap informasi dalam
setiap periode evaluasi.
Contoh pengklasifikasian informasi
Restricted
Informasi yang dilindungi, yang bila tidak ditangani
dengan benar dapat secara serius mengakibatkan kerugian, impaknya termasuk
pelanggaran hukum, atau kontrak atas perlindungan privasi.
Sensitive
informasi penting yang dilindungi dimana bila tidak
ditangani dengan benar dapat merusak berfungsinya suatu sistem atau berdampak
pada bisnis, finansial dan hukum.
Operasional
informasi yang bila tidak ditangani dengan benar
menimbulkan kerusakan minimal, namun begitu dapat membuat ketidak-nyamanan,
merusak kredibilitas/reputasi atau rahasia pribadi.
Private
merupakan informasi data pribadi atau data milik
perseorangan yang bukan merupakan informasi untuk umum.
Unrestricted
yang dapat diakses secara bebas sebagai informasi
umum.
KLASIFIKASI KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Teori komunikasi adalah satu pandangan dan strategi yang
akan membentuk alat dan rangka kerja untuk sesuatu perkara yang
hendak dilaksanakan.
Dalam proses komunikasi teori akan membina bentuk dan kaidah komunikasi yang
hendak dibuat. Melalui penulisan ini pejelasan tentang beberapa teori
komunikasi akan dibuat. Terdapat dua aspek utama yang dilihat secara
tidak langsung dalam bidang ini sebagai satu bidang pengkajian yang baru. Aspek
pertama ialah perkembangan dari beberapa sudut atau kejaidian seperti teknologi
komunikasi, perindustrian dan politik dunia. Teknologi komunikasi contohnya
radio, televisi, telefon, setelit, rangkaian komputer telah menghasilkan ide
untuk mengetahui apakah kesan perkembangan teknologi komunikasi terhadap
individu, masyarakat dan penduduk disebuah negara. Perkembangan politik dunia,
memperlihatkah bagaimana kesan politik terhadap publik sehingga
menimbulkan propaganda dan
pendapat umum. Seterusnya perkembangan perindustrian seperti perminyakan dan
perkapalan menuntut betapa perlunya komunikasi yang berkesan untuk meningkatkan
produktivitas dan kualitas agar mencapai maksud atau tujuan organisasi
tersebut. Aspek kedua ialah dari sudut kajian di mana para pelajar berminat untuk
mengkaji bidang-bidang yang berkaitan dengan komunikasi seperti mereka yang
dari bidang psikologi sosial mengkaji penggunaan teknologi baru terhadap kesan
tayangan animasi kepada anak-anak , propaganda dan dinamik kelompok. penjelasan
atas politik dunia seperti menganalisa propaganda Nazi yang mampu mempengaruhi
pendengar sehingga mereka patuh dan bersatu. Selanjutnya kajian awal penyelidik
atas perindustrian yang pada separuh abad ke-20 tertuju kepada memenuhi
keinginan sektor pemasaran untuk mengetahui komunikasi dengan lebih dekat
setelah pengiklanan menunjukan kepentingannya. Oleh karena itu, bidang
komunikasi mengambil langkah dan maju kedepan setelah berlakunya pengembangan
dari sudut teknologi komunikasi, perindustrian dan politik dunia serta kajian-kajian
yang telah dilakukan. Sehingga bidang komunikasi menjadi bidang pengkajian yang
baru dan mula diminati oleh banyak orang. Namun, bidang yang menjadi asas
kepada bidang komunikasi ialah bidang-bidang sains sosial seperti sosiologi, pendidikan, psikologi
sosial, pengurusan, antropologi dan psikologi.
KLASIFIKASI KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
1. Dari segi sifatnya :
Komunikasi Lisan
Komunikasi jenis ini tergolong kepada komunikasi aktif, dimana komunika
dapat memberikan timbal balik secara langsung apabila terjadi ketidakpahaman.
Komunukasi Tertulis
Komunikasi secara
tertulis memang memberikan suatu dampak dimana komunikan akan merasa kesulitan
dalam memahami maksud dan tujan dari informasi itu, namun komunikasi ini
mempunyai dampak yang lama. Dan apabila komunikan lupa dengan apa yang telah
dipelajarai sebelumnya, maka ia dapat mengulangi membaca informasi tersebut.
Komunikasi ini tergolong komunikasi tidak lagsung, artinya apabila komunikan
tidak paham terhadap materi tertulis tersebut, maka komunikan tidak dapat
memberikan suatu umpan balik secara langsung. namun dengan berkembangnya
teknologi saat ini, maka meskipun komunikasi berjalan secara tidak langsung,
namun unpan balik dapat diberikan secara cepat baik melalui telepon, e-mail,
dll.
Komunikasi Verbal
Komunikasi Verbal mencakup aspek-aspek berupa :
a. Vocabulary (perbendaharaan
kata-kata).
Komunikasi tidak akan efektif bila pesan disampaikan dengan kata-kata yang
tidak dimengerti, karena itu olah kata menjadi penting dalam berkomunikasi.
b. Racing (kecepatan).
c. Komunikasi akan lebih efektif
dan sukses bila kecepatan bicara dapat diatur dengan baik, tidak terlalu cepat
atau terlalu lambat.
d. Intonasi suara akan mempengaruhi arti
pesan secara dramatik sehingga pesan akan menjadi lain artinya bila diucapkan
dengan intonasi suara yang berbeda. Intonasi suara yang tidak proposional
merupakan hambatan dalam berkomunikasi.
e. Humor
dapat meningkatkan kehidupan yang bahagia. Dugan (1989), memberikan catatan
bahwa dengan tertawa dapat membantu menghilangkan stress dan nyeri. Tertawa
mempunyai hubungan fisik dan psikis dan harus diingat bahwa humor adalah
merupakan satu-satunya selingan dalam berkomunikasi.
f. Singkat dan jelas.
Komunikasi akan efektif bila disampaikan secara singkat dan jelas, langsung
pada pokok permasalahannya sehingga lebih mudah dimengerti.
g. Timing (waktu yang tepat)
adalah hal kritis yang perlu diperhatikan karena berkomunikasi akan berarti
bila seseorang bersedia untuk berkomunikasi, artinya dapat menyediakan waktu
untuk mendengar atau memperhatikan apa yang disampaikan.
Komunikasi Non
Verbal
adalah penyampaian pesan tanpa kata-kata dan komunikasi non verbal
memberikan arti pada komunikasi verbal. Yang termasuk komunikasi non verbal :
a. Ekspresi wajah
Wajah merupakan sumber yang kaya dengan komunikasi, karena ekspresi wajah
cerminan suasana emosi seseorang.
b. Kontak mata, merupakan sinyal alamiah
untuk berkomunikasi. Dengan mengadakan kontak mata selama berinterakasi atau
tanya jawab berarti orang tersebut terlibat dan menghargai lawan bicaranya
dengan kemauan untuk memperhatikan bukan sekedar mendengarkan. Melalui kontak
mata juga memberikan kesempatan pada orang lain untuk mengobservasi yang
lainnya
c. Sentuhan adalah bentuk
komunikasi personal mengingat sentuhan lebih bersifat spontan dari pada
komunikasi verbal. Beberapa pesan seperti perhatian yang sungguh-sungguh,
dukungan emosional, kasih sayang atau simpati dapat dilakukan melalui sentuhan.
d. Postur tubuh dan gaya berjalan. Cara
seseorang berjalan, duduk, berdiri dan bergerak memperlihatkan ekspresi
dirinya. Postur tubuh dan gaya berjalan merefleksikan emosi, konsep diri, dan
tingkat kesehatannya.
e. Sound (Suara). Rintihan,
menarik nafas panjang, tangisan juga salah satu ungkapan perasaan dan pikiran
seseorang yang dapat dijadikan komunikasi. Bila dikombinasikan dengan semua
bentuk komunikasi non verbal lainnya sampai desis atau suara dapat menjadi
pesan yang sangat jelas.
f. Gerak isyarat, adalah yang
dapat mempertegas pembicaraan . Menggunakan isyarat sebagai bagian total dari
komunikasi seperti mengetuk-ngetukan kaki atau mengerakkan tangan selama
berbicara menunjukkan seseorang dalam keadaan stress bingung atau sebagai upaya
untuk menghilangkan stress.
2. Menurut Keresmiannya :
Komunikasi Formal
Komunikasi Informal
Komunikasi Informal yang terjadi karena adanya komunikasi antara sesama
karyawan dalam suatu organisasi.
Komunikasi informal (the grapevine) biasanya disebarluaskan melalui
desas-desus atau kabar angin dari mulut ke mulut dari satu orang ke orang yang
lainnya dalam suatu organisasi dimana kebenarannya tidak bisa dijamin karena
kadang-kadang bertentangan dengan perusahaan.
Jadi agar komunikasi informal bisa bermanfaat maka seseorang pemimpin harus
bisa memakai jalur ini untuk memperlancar berjalannya komunikasi formal
perusahaan (komunikasi formal ini jangan sampai mengakibatkan timbulnya
desas-desus yang meresahkan karyawan)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar